Zajrzeli za kulisy nowoczesnego urzędu

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów, nowoczesne archiwum czy cyfrowe systemy wspierające codzienną pracę administracji? O tym mogli przekonać się studenci Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, którzy ponownie odwiedzili Starostwo Powiatowe w Poznaniu. Do urzędu przyjechała 14-osobowa grupa studentów archiwistyki i zarządzania dokumentacją. Gości przywitała Anna Koziołkiewicz, dyrektor Wydziału Organizacyjnego oraz Alina Pindera, kierownik archiwum zakładowego. Spotkanie było okazją do poznania nowoczesnych rozwiązań stosowanych w administracji samorządowej oraz przyjrzenia się, jak wygląda codzienna praca urzędu nastawionego na sprawną i dostępną obsługę.

– Administracja przyszłości to przede wszystkim szybkie procesy i innowacyjne rozwiązania Od lat konsekwentnie wdrażamy nowoczesne technologie, które poprawiają jakość obsługi mieszkańców – podkreśliła Anna Koziołkiewicz. – Chętnie też dzielimy się naszymi dobrymi praktykami, pokazując, że urząd może działać szybciej, efektywniej i bardziej przyjaźnie – dodała. Studenci zajrzeli do miejsc na co dzień niedostępnych dla klientów i poznali praktyczne aspekty funkcjonowania kancelarii oraz archiwum zakładowego. Duże zainteresowanie wzbudziły rozwiązania związane z cyfryzacją procesów administracyjnych.

Starostwo Powiatowe w Poznaniu od lat konsekwentnie wdraża systemy usprawniające pracę urzędu i podnoszące jakość obsługi mieszkańców. W ostatnich miesiącach wprowadzono m.in. elektroniczny obieg faktur oraz delegacji, dzięki czemu wiele procesów realizowanych jest szybciej, bardziej produktywnie i niemal całkowicie bez papieru. Goście zapoznali się także z elektronicznym systemem obiegu dokumentów FINN oraz rozwiązaniami wspierającymi bezpieczeństwo, ewidencjonowanie czy archiwizację dokumentacji. Była to nie tylko cenna lekcja nowoczesnej administracji, ale również okazja do wymiany doświadczeń i rozmów o wyzwaniach związanych z cyfrową transformacją urzędów.

Autor: Maja Grześkowiak