Zajrzeli za kulisy urzędu

Jak naprawdę działa urząd? Jakie procesy kryją się za elektronicznym obiegiem dokumentów oraz archiwizacją z wykorzystaniem zaawansowanych systemów informatycznych? Na te i inne pytania odpowiedzi szukali w naszym urzędzie studenci archiwistyki i zarządzania dokumentacją Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.

W ramach przedmiotu „Technika we współczesnym biurze i archiwum” 9-osobowa grupa odwiedziła Starostwo Powiatowe w Poznaniu. Gości przywitała Elżbieta Nawrocka, członek Zarządu Powiatu w Poznaniu. Podkreśliła, że nasz samorząd od lat wyznacza kierunki w zakresie cyfryzacji i nowoczesnego zarządzania dokumentami. – Nie boimy się zmian, wręcz przeciwnie, jesteśmy ich inicjatorami. Od lat stawiamy na innowacyjne rozwiązania, które usprawniają pracę urzędu i podnoszą jakość obsługi mieszkańców – podkreśliła. – Archiwum to nie tylko pomieszczenie, ale sprawnie funkcjonująca komórka, która zapewnia ciągłość pracy – dodała.

Podczas spotkania studenci zapoznali się z elektronicznym systemem obiegu pism FINN i praktycznymi aspektami funkcjonowania kancelarii ogólnej oraz archiwum zakładowego. Odwiedzili też pomieszczenia, gdzie mogli zobaczyć, jak wygląda przechowywanie, ewidencjonowanie czy zabezpieczanie dokumentacji. O codziennej pracy i wyzwaniach opowiadały Anna Koziołkiewicz, dyrektor Wydziału Organizacyjnego, Alina Pindera, kierownik Archiwum Zakładowego, Agnieszka Schmidtke, pracownica Archiwum Zakładowego oraz Marta Dymek, pracownica Wydziału Informatyki. Z pewnością była to cenna lekcja nowoczesnej administracji, a także świetna okazja do wymiany doświadczeń.

Autor: Maja Grześkowiak